Rendezvényszervezés beszerzői szemmel

Ha egy-egy rendezvénynek csak a technikai feltételeit nézzük, már akkor is rengeteg mindenre kell figyelni.

Figyelembe kell venni, hol lesz és milyen típusú a megtartandó rendezvény, hány ember vesz részt rajta, milyen a költségvetés a szükséges eszközök beszerzéséhez, miből mennyi kell, stb. Az emberek nagy része nem is gondol bele, milyen hosszú előkészítési folyamat előz meg adott esetben egy konferenciát, egy tréninget, fesztivált, vagy egy koncertet. Mind külön-külön sajátos technikai háttérrel rendelkezik, éppen ezért a különféle audiovizuális-, illetve más műszaki berendezéseknek a beszerzése is testre szabottan kell, hogy történjen. Halmozottan igaz ez akkor, ha a rendezvényeket cégen belül kell megoldani saját technikával. És még akkor is érdemes képben lenni, ha nem a technikát, hanem a szolgáltatást szerezzük be!

Szabadban vagy zárt légtérben? 

A különféle műszaki berendezések beszerzésénél egyik fő szempont, hogy hol is van az adott rendezvény. Egy konferenciát vagy egy kongresszust általában tető alatt rendeznek meg, míg akár egy koncert, vagy egy zenei, gasztronómiai vagy kulturális fesztivál sok esetben a szabad ég alatt zajlik. Az utóbbiak esetében fontosak a természeti hatások. Az eső, az erős szél, hatással lehet az eszközök működőképességére, mivel a nagy eső, az orkán erejű szél, vagy akár csak az, hogy folyamatosan süt a nap, meglehetősen befolyásolja a színpadtechnika felhasználhatóságát, élettartamát, ezáltal a rendezvény élvezhetőségét. Minden eshetőségre fel kell készülni, az eszközöknek nem csak a beszerzése és elhelyezése, de adott esetben a karbantartása is elvárás. Zárt térben például a vizuális eszközök, a színpadtechnika a rendezvény egész időtartama alatt kifejezőképes marad, ellenben egy szabadtéri rendezvénynél, egy bonyolultabb látványvilágítás nappal nem kifejezetten tudja elérni a célját.

Jelleg és létszám

Egy nagy zenei fesztivál vagy egy nemzetközi konferencia hatalmas tömegeket képes megmozgatni, ezzel szemben egy irodalmi felolvasó est kisebb törzsközönséget vonz. Éppen ezért, más igényeket támaszt beszerzési szempontból. Egy zenei fesztiválon vagy egy koncerten a hangosítás megtervezése döntő fontosságú. Nem mindegy, hogy milyen hangosítási stratégiát folytatunk: rendezvény-, konferencia-, koncert-, vagy kültéri hangosítás. Ahol ezres, tízezres nagyságrendről beszélünk olyan hangfalak, hangládák, illetve mikrofonok szükségesek, melyek segítségével nem csak az első sorokban lévők élvezik a koncertet, de a hátsó sorokban is, ami akár 50-60 méterre vagy még távolabb van. Mindemellett ezen berendezések működtetéséhez olyan személyzet is kell, mely megfelelően képes kezelni azokat. Ez esetben a beszerzésnél nemcsak a megfelelő eszközökre, de szakképzett technikusokra is szükség van.

Egy kisebb rendezvényen, sajtótájékoztatón, vagy egy üzleti prezentáción kevesebb technikai berendezésre van szükség. Egy prezentáláshoz használható projektor remek eszköz ötleteink, mondanivalónk közlésére, optimális kijelző teljesítményével tiszta, élettel teli megjelenést biztosít. Nincs szükség nagy teljesítményű vizuáltechnikai- és hangrendszerekre, mint egy koncert esetében, mert más a profil. Míg egy koncertet gazdagabbá tehet egy szép háttérvilágítás, vagy a kivetítőn futó animáció, a kép és hang integrálása, addig egy kongresszuson nem ez szolgáltat élményforrást, hanem a résztvevők és előadók közötti interakciók, és ez az igény más technikai felszereléseket is jelent. Azonban akár egy céges videokonferenciához szükséges rendszer beszerzése is komoly ráfordítást és a különféle rendszerekhez való hozzáértést igényel. Ezek a rendszerek sokkal jobb képminőséget képesek biztosítani.

Előrelátás és biztonság

Egy-egy rendezvény biztonsági előírásait tekintve vannak különféle rendelkezések, betartandó szabályok, tiltások. Elkerülendő, hogy egy berendezés vagy egy résztvevő megsérüljön, így beszerzésnél érdemes végignézni a műszaki felszerelések kínálatát, hogy funkciójukban és minőségükben se hagyjanak kívánnivalót maguk után. Mindenre fel kell készülni, arra is, ha valami váratlan esemény folytán az egyik nagyteljesítményű hangrendszer, vagy mikrofon tönkremegy, vagy kiég az egyik izzó. Mindig legyen vészterv, ha valamit változtatni kell. Érdemes annyi felszerelést beszerezni, hogy ne okozzon problémát egy-egy eszköz meghibásodása, kiesése.