Egy irodának alapvetően több funkciója van. Az ott dolgozóknak munkahely, a vállalat igazgatója számára az a hely, ahol az emberek, a potenciális ügyfelek elérhetik, felvehetik a kapcsolatot velük és, ahol a különböző papírmunkák, az adminisztráció történik.
A szervezetek számára fontos, hogy biztosítsák az irodákban a minőségi munkához szükséges környezet meglétét. Nem elhanyagolható kérdések, hogy milyen környezeti körülmények uralkodnak, milyen a világítás, mennyi levegőt kapnak az irodisták, milyen eszközökkel dolgozhatnak, mert ezek mind befolyásolják a munka hatékonyságát. Mindezt úgy, hogy „saját” bevétele nincsen egy irodának, mivel terméket itt nem állítanak elő, így általában a cég tulajdonosok célja az épület költségeit minimálisra redukálni. Ez utóbbi viszont egyáltalán nem összeegyeztethetetlen a környezettudatos irodával. Sőt megtakaríthatunk is vele, ha környezettudatos szemszögből végiggondoljuk az épület menedzselését és a gyakorlati kérdéseket.
Az energiatakarékos és intelligens irodatechnikai berendezések kiválasztásával, a
papír, energia és a vízfelhasználás optimalizálásával, az irodaszerek környezetvédelmi szempontokat szem előtt tartó beszerzésével, az irodabútorok gondos kiválasztásával és az iroda levegőminőségének optimalizálásával jelentős pénzügyi megtakarításokat érhetünk el, miközben növelhetjük a munkatársak munkavégzési hatékonyságát is. Az iroda korszerűsítésére szánt kezdeti befektetés már rövid vagy középtávon is megtérülhet.
A környezetbarát iroda értelmezésekor a fenntartható fejlődés fogalmából indulhatunk ki.
Azaz a természet megóvása legyen az egyik fő szempontunk, amikor egy irodát üzemeltetünk és a munkafolyamatok elvégzéséhez a környezetet nem, vagy kevésbé terhelő anyagokat, berendezéseket, gépeket szerezzünk be. Egy „zöld” irodában a feladatok elvégzése nem érinti hátrányosan az ott dolgozók testi-lelki egészségét és takarékosan bánik a természeti erőforrásokkal is.
Ahhoz, hogy ki tudjunk alakítani egy ilyen munkahelyet, elő kell teremtenünk az átalakításokhoz szükséges pénzt és időt, tehát biztosítanunk kell a változásokhoz szükséges feltételeket. Továbbá funkcióelemzés során fel kell tárni az irodában elvégzett munkafolyamatok mennyiségét és minőségét. Az iroda átalakítása előtt azt kell megvizsgálnunk, hogy az alapterülete alkalmas-e, elég tágas-e, kellő légtérfogatú-e az ott dolgozók minőségi munkavégzéséhez. Ha ez az elvárt kritériumoknak megfelelő, akkor utána már a munkakörülményeken is lehet javítani. Meg kell vizsgálni a klíma minőségét, a megvilágítást és az irodai berendezések ergonómiáját. Ezekből ma már mind létezik környezetbarát változat, ami a dolgozók munkavégzésére is pozitívan hathat.
Az energiafelhasználást is górcső alá kell venni, mert ezt is költséghatékonyabbá lehet tenni. Célszerű megvizsgálni, funkciók szempontjából elemezni a rendelkezésünkre álló infrastruktúrát és eszközparkot. Ide tartoznak a számítógép-konfigurációk, másolók, nyomtatók, irodai kisgépek és berendezési tárgyak. Ehhez az értékeléshez eszközökre vetített fajlagos mutatókat készíthetünk, ezzel reális képet tudunk kapni irodánk működéséről, fogyasztásáról.
Meg kell vizsgálnunk az energiafelhasználás, vízfogyasztás, hőenergia felhasználásának hatékonyságát is. Nyomtatásra, másolásra, tinta- és papírfelhasználásra világszerte rengeteget költenek a cégek. Ez se nem gazdaságos, se nem környezettudatos. Érdemes odafigyelni az irodaszer-fogyasztásra is, mert hajlamosak vagyunk túlköltekezni e téren, és felesleges eszközöket is gyakran beszerzünk.
Miután megvizsgáltuk az adott területeket és összeírtuk miből mennyit, hogyan és mire használunk, nekikezdhetünk az átalakításoknak, a környezettudatos iroda kialakításának.
Ha már az épület átépítése mellett döntünk, akkor a legkorszerűbb zöld gondolkodáson alapuló technológiát érdemes választani. Úgy alakíttassuk át a helyiséget, hogy abban ez megvalósítható legyen. A környezetbarát irodák olcsóbban üzemeltethetőek és nagyobb a presztízsük is a piacon. Továbbá a jól berendezett tér hely- és energiatakarékos, továbbá munkára ösztönzi a dolgozókat. Érdemes odafigyelni a téroptimalizációra, ami azt jelenti, hogy a munkahely az adott cég munkafolyamatainak igényeire van szabva. Így a vállalat szervezeti hatékonyságát is növelhetjük, mivel a tér a különböző munkafolyamatok szerint, specifikusan kerül kialakításra, hatékonyabbá válik a munkavégzés, valamint az információáramlás. Az átépítés során törekedjünk a flexibilitás és az ergonomikusság biztosítására is, hogy az irodában hatékonyan, de kényelmesen tudjanak dolgozni az alkalmazottak. A hellyel leginkább az ergonomikus,
többfunkciós székek, asztalok és tárolók beszerzésével tudunk takarékoskodni, amik praktikusak és kímélik a kollégák egészségét is.
A későbbi kiadásokból le lehet faragni azzal, ha korszerű elektronikai berendezéseket üzemeltetünk. Ezek lehetőleg „A” kategóriásak legyenek.
Led- izzókkal világítsunk, de törekedjünk arra, hogy kiélvezzük a természetes fényt és feleslegesen ne kapcsoljuk fel a lámpákat. Ez energiatakarékos és a szemnek is jót tesz. Ha nincs szükségünk túl nagy fényre, akkor csak az asztali lámpát kapcsoljuk fel, ne világítsuk be feleslegesen az egész teret.
Modernebb
számítógépeken,
nyomtatókon, másolókon dolgozzunk, ezek sokkal kevesebbet fogyasztanak és a szemnek se ártanak annyira. A legpraktikusabbak a
többfunkciós nyomtatók, így nem kell külön se helyet, se áramot biztosítanunk. A szilárdtintás nyomtatók és az MFP berendezések például a hasonló színes lézernyomtatóknál 90%-kal kevesebb hulladékot termelnek. Erre is érdemes odafigyelni. Továbbá mindig csak annyit nyomtassunk, amire szükségünk van az adott feladathoz. Ha módunkban áll, akkor vegyük igénybe a kétoldali nyomtatást és
újrahasznosított írószerekkel dolgozzunk. Ma már számtalan ötletes
újrahasznosított anyagból készült
toll és
egyéb irodaszer szerezhető be.
Ne felejtsük el áramtalanítani az elektromos készülékeket, amikor nincsen rájuk szükségünk! Teljesen felesleges fogyasztják az áramot, amikor használaton kívül készenléti állapotban vannak, még munkaidő után is.
A vízmelegítési rendszer korszerűsítésével is sokat takaríthatunk meg, és törekedjünk annak kiküszöbölésére, hogy hétvégén és éjszaka ne melegítsenek feleslegesen. Egy meleg irodában a fűtési szezonban azzal tudunk spórolni, ha nem az ablakot nyitjuk ki, hanem a radiátort tekerjük lejjebb. Nagy melegben ésszerűen klimatizáljunk, ugyanis a különböző klímaberendezések igen sokat fogyasztanak és a szakértők szerint hozzájárulnak az éghajlatváltozás előidézéséhez.
A takarékos csapok, vécék egyszerre történő beszerzése nagy, költséges átalakítást jelent, de érdemes ezekre is időt és anyagiakat fordítani, mert árukat hamar behozzák. A környezettudatos gondolkodás alapja az irodán belüli szelektív hulladékgyűjtés is, amivel sokat tehetünk a környezetünk megóvásáért.
Végezetül, ha korszerűsítettük irodánkat, akkor utána érdemes minősíttetni is, ha maradt rá keret. Különböző szabványok alapján tanúsítható maga az irodaépület és a működés ember és környezetbarát volta is. A minősítés nem csak környezettudatosságot jelent, hanem komoly minősítés is piacon.
